Електронний документообіг

 

Система електронного документообігу - дуже корисний для організацій програмний продукт, який дозволяє вирішити багато завдань, зокрема, організувати діловодство організації, планувати різні внутрішні заходи, оповіщати і інформувати співробітників про що-небудь, але, головне, електронна система документообігу дозволяє визначати технологію проходження внутрішніх документів в організації. Проте, будь-яку електронну систему документообігу важко назвати бібліотекою, хоча багато документів і можуть зберігатися в системі і використовуватися співробітниками.

 Документообіг - це технологія, свого роду конвеєр, де головне завдання - забезпечити щоденну безперебійну роботу організації, що, в свою чергу, значить, виключити все, що може перешкодити або відволікти від поточної роботи.

 Для захисту документів від підобок застосовують електронно-цифровий підпис (ЕЦП). ЕЦП використовується фізичними і юридичними особами як аналог власноручного підпису для надання електронному документу юридичної сили, рівній юридичній силі документа на паперовому носієві, підписаного власноручним підписом правомочної особи і скріпленою печаткою.

ЕЦП - це програмно-криптографічний засіб, який забезпечує:

• перевірку цілісності документів;
• конфіденційність документів;
• встановлення особи, що відправила документ.

Використання ЕЦП дозволяє:

• значно скоротити час, що витрачається на оформлення операції і обмін документацією;
• удосконалити і здешевити процедуру підготовки, доставки, обліку і зберігання документів;
• гарантувати достовірність документації;
• мінімізувати ризик фінансових втрат за рахунок підвищення конфіденційності інформаційного обміну;
• побудувати корпоративну систему обміну документами.

Документи можуть бути підписані цифровим підписом і передані до місця призначення протягом декількох секунд. Всі учасники електронного обміну документами дістають рівні можливості незалежно від їх віддаленості один від одного.

Підроблити ЕЦП неможливо - це вимагає величезної кількості обчислень, які не можуть бути реалізовані при сучасному рівні математики і обчислювальної техніки за прийнятний час, тобто поки інформація, що міститься в підписаному документі, зберігає актуальність. Додатковий захист від підробки забезпечується сертифікацією Засвідчуючим центром відкритого ключа підпису.

 

 

МОН: шкільну документацію спрощено

 

 

Відтепер обов’язкова ділова документація для закладів загальної середньої освіти не повинна супроводжуватись свідоцтвом про її відповідність педагогічним вимогам. Таким чином, школи отримали можливість закуповувати документацію, яка не має таких свідоцтв. Відповідні наказ і лист-роз’яснення оприлюднено на сайті МОН.

«Скасування таких свідоцтв – ще один крок до розвитку автономії шкіл та дебюрократизації управлінських процесів, що закладено у Законі “Про повну загальну середню освіту”. Так школи матимуть більше можливостей вести ефективну операційну діяльність», – зазначила т.в.о. Міністра освіти і науки Любомира Мандзій. 

Відтепер учасники конкурсних торгів на закупівлю школами обов’язкової ділової документації за кошти державного і місцевих бюджетів більше не мають обов’язково подавати свідоцтво про її відповідність педагогічним вимогам.

Відповідно, Інститут модернізації змісту освіти не видаватиме нових свідоцтв «Використання в закладах освіти України дозволяється».

Новація стосується наступних документів:

·  класні журнали для 1-4 та 5-11 класів;

·  табелі навчальних досягнень учнів 2-4 та 5-11 класів;

·  особова справа;

·  алфавітна книга запису учнів;

·  книги наказів з основної діяльності та з кадрових питань;

·  книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту;

·  книга обліку і видачі атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, Срібних і Золотих медалей;

·  книга записів наслідків внутрішнього контролю;

·  журнал обліку пропущених і замінених уроків;

·  журнал групи продовженого дня;

·  книга протоколів засідання педагогічної ради;

·  бланк протоколу державної підсумкової атестації учнів (вихованців) у системі загальної середньої освіти.

Згідно із Законом «Про повну загальну середню освіту», організація документообігу в закладі загальної середньої освіти належить до обов’язків керівника закладу.

Загальні вимоги щодо роботи з документами у державних і комунальних закладах загальної середньої освіти містить відповідна Інструкція з діловодства у ЗЗСО.

СКОРОЧЕННЯ ПАПЕРОВОЇ РОБОТИ ДЛЯ ЗАКЛАДІВ ОСВІТИ

 

ЩОНАЙМЕНШЕ НА 22% СКОРОТИТЬСЯ ПАПЕРОВА РОБОТА ДЛЯ ШКОЛИ – ДО ДНЯ ПРАЦІВНИКА ОСВІТИ НАБУЛА ЧИННОСТІ НОВА ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА ДЛЯ ЗАКЛАДІВ ЗАГАЛЬНОЇ СЕРЕДНЬОЇ ОСВІТИ

Відтепер кожна школа створюватиме власну інструкцію з діловодства на основі типової, зник перелік обов’язкової ділової документації, оскільки за новими правилами його визначатиме педагогічна рада кожного закладу, натомість МОН надало рекомендований перелік документації, у якому на 22% менше документів, ніж у попередньому обов’язковому. Відповідна нова Інструкція з діловодства для закладів загальної середньої освіти набула чинності сьогодні, 5 жовтня 2018 року, до Дня працівника освіти.

«Ми працювали над цим документом декілька років. Були залучені експерти, працівники МОН та громадські організації. Окремо проводилося опитування вчителів, щоб визначити, від яких саме вимог вони страждають найбільше. На жаль, у процесі погодження документів, зокрема з Державною архівною службою, нам довелося скоротити перелік новацій, але навіть так вийшов документ, що упорядковує систему документообігу та зменшує бюрократичне навантаження на адміністрацію школи та кожного вчителя», – розповіла Міністр освіти і науки України Лілія Гриневич.

Інструкція є типовою, а відтак кожна школа на її основі розроблятиме власну. Це дозволить закладам освіти організувати діловодство з урахуванням своїх особливостей, а також убезпечить від надмірних вимог органів управління освітою.

Необов’язковими стають плани роботи класних керівників, вихователів, бібліотекарів, методичних об'єднань, гуртків, спортивних секцій, поурочні плани, що складались на основі календарно-тематичних. Відтепер ці документи можуть створюватись лише за рішенням педагогічної ради закладу освіти та мати довільну форму й структуру, що має полегшити щоденну роботу вчителя.

Довільну форму передбачено і для календарно-тематичних планів, головною вимогою до яких залишається відповідність навчальній програмі. У цьому випадку має бути забезпечена автономія та академічна свобода кожного вчителя.

Водночас вилучено неактуальні на сьогодні положення щодо створення документів за допомогою табуляторів, машинописного способу зазначення виду документа, фіксації створених документів на магнітних носіях, а також вимогу щодо зберігання усієї ділової документації у спеціально обладнаних шафах.

Винесено в окрему групу документів накази з адміністративно-господарських питань та накази з кадрових питань особового складу тимчасового зберігання, що мають зберігатися усього 5 років. Така норма покликана оптимізувати процес знищення документації, термін зберігання якої сплинув порівнюючи з іншими групами наказів, що можуть зберігатись постійно або 75 років. 

З текстом інструкції, а також з листом-роз’ясненням МОН з примірним переліком документів, що створюються в закладах освіти можна ознайомитись за посиланням: https://mon.gov.ua/storage/app/uploads/public/5bb/715/122/5bb71512277b6672974942.pdf