Електронний документообіг

 

Система електронного документообігу - дуже корисний для організацій програмний продукт, який дозволяє вирішити багато завдань, зокрема, організувати діловодство організації, планувати різні внутрішні заходи, оповіщати і інформувати співробітників про що-небудь, але, головне, електронна система документообігу дозволяє визначати технологію проходження внутрішніх документів в організації. Проте, будь-яку електронну систему документообігу важко назвати бібліотекою, хоча багато документів і можуть зберігатися в системі і використовуватися співробітниками.

 Документообіг - це технологія, свого роду конвеєр, де головне завдання - забезпечити щоденну безперебійну роботу організації, що, в свою чергу, значить, виключити все, що може перешкодити або відволікти від поточної роботи.

 Для захисту документів від підобок застосовують електронно-цифровий підпис (ЕЦП). ЕЦП використовується фізичними і юридичними особами як аналог власноручного підпису для надання електронному документу юридичної сили, рівній юридичній силі документа на паперовому носієві, підписаного власноручним підписом правомочної особи і скріпленою печаткою.

ЕЦП - це програмно-криптографічний засіб, який забезпечує:

• перевірку цілісності документів;
• конфіденційність документів;
• встановлення особи, що відправила документ.

Використання ЕЦП дозволяє:

• значно скоротити час, що витрачається на оформлення операції і обмін документацією;
• удосконалити і здешевити процедуру підготовки, доставки, обліку і зберігання документів;
• гарантувати достовірність документації;
• мінімізувати ризик фінансових втрат за рахунок підвищення конфіденційності інформаційного обміну;
• побудувати корпоративну систему обміну документами.

Документи можуть бути підписані цифровим підписом і передані до місця призначення протягом декількох секунд. Всі учасники електронного обміну документами дістають рівні можливості незалежно від їх віддаленості один від одного.

Підроблити ЕЦП неможливо - це вимагає величезної кількості обчислень, які не можуть бути реалізовані при сучасному рівні математики і обчислювальної техніки за прийнятний час, тобто поки інформація, що міститься в підписаному документі, зберігає актуальність. Додатковий захист від підробки забезпечується сертифікацією Засвідчуючим центром відкритого ключа підпису.